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 旅費交通費について

売上と一緒に、立て替えて実費請求した交通費が入金されました。どのように処理したらいいですか。
出張が伴う業務の場合、交通費や宿泊費を立て替えて、その費用を合わせて請求する場合があります。その場合は、それらの支払いを「旅費交通費」で処理せずに、「立替金」という勘定科目で記帳します。
  • 【仕訳例】交通費(20,000円)の支払い時 ※現金で支払い
    取引内容 借方 貸方
    交通費の立替え分(※取引先) 立替金 20,000 現金20,000
  • 【仕訳例】 売掛金(100,000円)を計上 ※交通費を含めない金額を入力
    取引内容 借方 貸方
    売上(売掛)(※取引先) 売掛金 100,000 売上 100,000

売掛金(100,000円)と立て替えた交通費(20,000円)が入金されたときの仕訳は、次のようになります。
※入金額は、源泉徴収税(10%)10,000円が差し引かれて、110,000円になります。

  • 【仕訳例】売掛の入金時 ※交通費を含めた金額で入金された場合
    取引内容 借方 貸方
    売掛金の入金(※取引先) 普通預金 90,000 売掛金 90,000
    源泉徴収税が差し引かれた 事業主貸 10,000 売掛金 10,000
    立替金の入金 普通預金 20,000 立替金 20,000
「立替金」は、資産の科目になります。ご使用いただく場合は、「勘定科目の設定」画面の資産の追加科目へ追加し、【使用】の設定にしてください。
取引先から、出張旅費を受け取り、後日実費精算して返金しました。どのように仕訳したらいいですか。
旅費を前もって受け取り、実費精算して返金する場合は、負債の科目「前受金」で管理します。

仕訳例は、事業用の口座へ入金され、同口座から返金した場合になります。
返金の仕訳を入力すると、「前受金」の残高がゼロになります。

「前受金」が入金された時の仕訳は、「仕訳パターンの設定」の「売上・入金」の区分に「前受金の入金(普通預金)」で初期登録されています。

それ以外の仕訳は初期登録されていないため、仕訳パターンへ追加いただくか、または仕訳帳へ直接ご入力いただくようになります。
仕訳帳へ直接入力する方法については、コチラのページをご覧ください。

  • 【仕訳例】 出張旅費として10万円が入金
    取引内容 借方 貸方
    出張旅費が入金された 普通預金 100,000 前受金 100,000
  • 【仕訳例】 旅費(実費)として7万円を支払 ※事業の口座からの支払った場合
    取引内容 借方 貸方
    旅費の支払い(普通預金) 前受金 70,000 普通預金 70,000
  • 【仕訳例】 残金3万円を返金
    取引内容 借方 貸方
    前受金の残高を返金 前受金 30,000 普通預金 30,000
出張旅費が(実費請求ではなく)「売上」に含まれ、「売上」の一部として前受けした場合は、仕訳内容が違ってきますので、ご注意ください。
※「前受金」は、業務完了時に「売上」へ計上し、旅費の支払いは「旅費交通費」で行うことになります。
SUICAやPASMOのチャージ分は、一括して交通費にしていいのでしょうか。
原則的には、できません。経費として認めてもらうためには、明細(日付、乗車区間、行き先・用途など)をつけて、仕事に使ったことを明らかにしておくことが必要になります。

チャージ分を、どちらのお金から(事業用/個人)支払ったかによって、仕訳が違ってきます。事業の「現金」または「普通預金」から引き落しで支払っている場合は、次のような仕訳になります。

チャージ金額は「前払金」として記帳し、実際に使用した金額を「旅費交通費」として経費にしていきます。私用で使った金額分は「事業主貸」で処理します。

  • 【仕訳例】事業用の現金、普通預金からの支払の場合
    取引内容 借方 貸方
    SUICAのチャージ分 前払金 現金/普通預金
    ○月分交通費 旅費交通費 前払金
    個人用に使用した分 事業主貸 前払金

個人のお金からチャージ分を支払った場合は、その金額に関わらず、仕事に使った分を「事業主借」で経費に計上すればOKです。

「前払金」は、資産の科目に初期登録されています。仕訳は、「仕訳パターンの設定」に初期登録されていませんので、追加をお願いします
  • 【仕訳例】個人のお金で支払った場合
    取引内容 借方 貸方
    ○月分交通費 旅費交通費 事業主借
個人のお金で支払った場合は、SUICAのチャージ分の記帳は不要です。実際に仕事で使った交通費分を「事業主借」で記帳します。